المعالجة المحاسبية لعجز الصندوق.

عن طريق الجرد الدوري يتم جرد النقدية الموجودة بالصندوق في نهاية كل عام وذلك تمهيدا لتحديد الرصيد الذي سيظهر في الميزانية العمومية.

وبغض النظر عما كان الجرد على النقدية دوريا أم مفاجئا فقد تواجه أحد ثلاث احتمالا لا غيرها:

تطابق الرصيد الفعلي مع الرصيد الدفتري لدى الوحدة الاقتصادية.

الرصيد الدفتري المأخوذ من السجلات مع رصيد النقدية الفعلي الموجود في الصندوق، وفي هذه الحالة لا تجري أية عمليات تسوية.

وجود زيادة في صندوق الوحدة الاقتصادية.

الرصيد الفعلي يكون أقل من الرصيد الدفتري (العجز بالصندوق) لدى الوحدة المحاسبية.

وجود زيادة في صندوق الوحدة الاقتصادية.

حالة وجود زيادة نقدية عند إجراء الجرد والمطابقة ما بين الرصيد الدفتري والرصيد والفعلي.

وتسمى هذه المشكلة (عجز الصندوق) ولمعالجة المشكلة (عجز النقدية في الصندوق) المحاسبية في هذه الحالة تكون مشكلتين أساسيتين:

أ- اثبات عملية حدوث العجز:

يلزم المحاسب أولا اثبات العجز النقدي قبل معرفة من هو المتسبب أو الخطأ المحاسبي أو أي نوع أخرو ذاك بتوسيط حساب عجز الصندوق وعلى النحو الاتي:

من ح/ العجز بالصندوق

الى ح/ الصندوق

اثبات العجز بالصندوق

بهذأ القيد تم إثبات العجز دون تحميلة على أي أحد وهذا الإجراء يتم في كل أحوال العجز.

حالات معالجة عجز النقدية في الصندوق كما يلي:-

أ‌- في حالة كان العجز النقدي في الصندوق مسموحا به وبموافقة الإدارة يتم معالجة العجز النقدي بالصندوق بأقفال العجز النقدي في الصندوق في حساب الأرباح والخسائر كما يلي:-

من ح/ الأرباح والخسائر

الى ح/ العجز في الصندوق

اقفال العجز في الصندوق في حساب الأرباح والخسائر

ويظهر العجز النقدي ضمن الخسائر غير عادية كالاتي:

ب‌-تم اكتشاف خطاء محاسبي مثلا عدم تسجيل سند قبض او تسجيل فاتورة مبيعات مرتين (مكررة) او غيرها من الأخطاء في هذه الحالة يصحح العجز النقدي كما يلي:-

على سبيل المثال نفترض تم جرد النقدية بالصندوق لمنشأة الجوفي في 31/12/2022 وكانت نتيجة جرد النقدية بالصندوق بمبلغ 100.000 ريال وعند الفحص والمراجعة عن أسباب العجز ظهرت الحالات الاتية:

100.000 من ح/ النقدية بالصندوق

100.000 الى ح/ العجز بالصندوق

استخدام الطريقة المطولة لمعالجة العجز وذلك بإلغاء قيد اثبات العجز.

ثم بعد ذلك يقوم المحاسب بتصحيح القيد المحاسبي (اثبات العملية) عند اكتشاف الخطأ كما يلي:-

100.000 من ح/ مصاريف الكهرباء

100.000 الى ح/ النقدية بالصندوق

تسوية العجز بالصندوق باستخدام الطريقة المطولة

أما باستخدام الطريقة المختصرة يتم تصحيح الخطأ المحاسبي دون عكس القيد وذلك كما يلي:-

100.000 من ح/ مصاريف الكهرباء

100.000 الى ح/ العجز بالصندوق

100.000 من ح/ النقدية بالصندوق

100.000 إلى ح/ العجز بالصندوق

تم استخدام الطريقة المطولة لمعالجة العجز وذلك بإلغاء قيد إثبات العجز ثم يتم إثبات القيد المحاسبي الصحيح كما يلي:-

100.000 من ح/ المبيعات

100.000 إلى ح/ الصندوق

أما باستخدام الطريقة المختصرة يتم تصحيح الخطأ المحاسبي بعد إثبات العجز دون عكس القيد وذلك كما يلي:-

100.000 من ح/ المبيعات

10.000الى ح/ العجز بالصندوق

تسوية عجز النقدية بالصندوق

في هذه الحالة يتحمل أمين الصندوق شخصيا قيمة العجز في الصندوق، وهنالك معالجات ذلك محاسبيا بعد احتساب وإثبات مقدار العجز بالمعادلة الآتية:

العجز بالصندوق = الرصيد الدفتري – الرصيد الفعلي

ويقيد العجز محاسبيا بالشكل الآتي:- 

في تاريخ وقوع العجز:

من ح/ العجز بالصندوق

إلى ح/ الصندوق

إثبات العجز بالصندوق

– عند تاريخ تحميل أمين الصندوق:

من ح/ أمين الصندوق

إلى ح/ العجز بالصندوق

قد تتعامل المنشأة بوحدات نقدية صغيرة (كسور، فكه ، فلس… إلخ) مما يؤدي إلى ظهور عجز في النقدية بالصندوق وبهذا تتحمل المنشأة الجزء المتوقع منه باعتبارها خسارة سببها طبيعة العمل الذي تمارسه، وبهذا يتم تحميله على حساب الأرباح والخسائر وما زاد عن القيمة المتوقعة (المبلغ المسموح للعجز) يتحمله أمين الصندوق، لذلك يعتبر مبلغ الزيادة الخارج عن المسموح به عجزا يحمل على أمين الصندوق وتعالج كسلفة على ذمة أمين الصندوق أو سدادها فورا أو خصمها من مستحقاته أو في وقت لاحق لعملية الجرد ولمعالجة هذه الحالة محاسبيا يتم تسجيل وقيد التسوية اللازمة وذلك بتحميل الجزء المسموح به من العجز على الأرباح والخسائر وما تجاوز عن ذلك يتحمله أمين الصندوق وفقا للمعالجة التالية:-

– في تاريخ الجرد يتم إثبات دائما العجز:

من ح/ العجز بالصندوق

إلى ح/ الصندوق

عن إثبات العجز بالصندوق

في تاريخ (تسوية العجز)

من ح/ الأرباح والخسائر (الحد المسموح به)

من ح/ أمين الصندوق (الحد الغير مسموح به)

إلى ح/ عجز النقدية بالصندوق

تسوية العجز النقدي بالصندوق

– في تاريخ (تصفية العجز)

من ح/ الأرباح والخسائر (الحد المسموح به)

إلى ح/ أمين الصندوق

عند تصفية العجز النقدي بالصندوق.

وعند توريد أمين الصندوق مبلغ العجز

من ح/ النقدية بالصندوق

إلى ح/ أمين الصندوق (بصافي المبلغ المتحمل به والمورد للصندوق)

مثال:

أظهرت سجلات شركة الجوفي في 31/12/2022 رصيد حساب الصندوق بمبلغ قدره 700.000 ريال وعند جرد الصندوق بلغ الرصيد الفعلي مبلغ 694,000 ريال.

المطلوب:

تسجيل القيود اليومية لحساب الصندوق في كل من الحالات الآتية كل على حده:

الحــــــــــــــــــــــــــــــــــل:

الرصيد الدفتري = 700.000 ريال

الرصيد الفعلي = 694.000 ريال

العجز بالصندوق = الرصيد الدفتري – الرصيد الفعلي

العجز بالصندوق = 700.000-694.000 = 60.00 ريال

– إثبات العجز: (يسجل هذا القيد في جميع الأحوال مهما كان سبب العجز لإثباته في السجلات)

 6.000 من ح/ العجز بالصندوق

6.000 إلى ح/ الصندوق

ويتم معالجة العجز النقدي بالصندوق كما يلي:-

في 31/12/2022

6000 من ح/ أمين الصندوق (سلفه)

6000 إلى ح/ العجز بالصندوق

وعند تسديد أمين الصندوق لما بذمته يسجل القيد الآتي:-

في تاريخ السداد (العجز) يجرى القيد التالي:

6000 من ح/ الصندوق

6000 إلى ح/ أمين الصندوق

عن تسوية العجز بالصندوق

6000 من ح/ الأرباح والخسائر

6000 إلى ح/ العجز بالصندوق

عند تسوية العجز النقدي بالصندوق

في  يوم  الجرد 31/12/2022 

3000من ح/ امين الصندوق

3000 ح/ الأرباح والخسائر

6000 الى ح/ العجز بالصندوق